Bắt đầu từ công việc thực tế
Quy trình được mô tả trong tài liệu và công việc diễn ra hằng ngày có thể khác nhau. Trước khi lựa chọn công cụ, cần quan sát điểm bắt đầu, người tham gia, thông tin được sử dụng và cách hoàn tất từng bước. Những ngoại lệ thường xuyên là nguồn thông tin quan trọng để hiểu đúng hệ thống.
Làm rõ điểm bàn giao
Một hoạt động có thể diễn ra tốt trong từng bộ phận nhưng chậm lại ở nơi chuyển giao. Cần thống nhất đầu vào, đầu ra, người tiếp nhận và tiêu chí hoàn thành. Việc này giúp phân biệt vấn đề thuộc quy trình với vấn đề thuộc công cụ.
- Ai chịu trách nhiệm cho kết quả của bước này?
- Thông tin nào cần đầy đủ trước khi chuyển tiếp?
- Trường hợp ngoại lệ sẽ được xử lý theo cách nào?
Chọn phạm vi thử nghiệm
Ưu tiên một luồng có tính lặp lại, quy tắc rõ và có thể đo lường. Ghi nhận cách vận hành trước khi thay đổi, sau đó thử nghiệm trên phạm vi giới hạn. Kết quả cần được xem xét cùng phản hồi của người trực tiếp sử dụng.
Duy trì khả năng điều chỉnh
Tự động hóa cần có người phụ trách, tài liệu vận hành và cách xử lý khi điều kiện thay đổi. Một luồng chạy được chưa phải điểm kết thúc; khả năng theo dõi và cải tiến mới giúp hệ thống tiếp tục phù hợp với doanh nghiệp.
Nội dung chia sẻ phương pháp tiếp cận tổng quát. Phạm vi áp dụng cần được xem xét theo bối cảnh của từng doanh nghiệp.
